Zwei Kalender, ein Donnerstag

Im Gespräch mit Lena und Markus aus Frankfurt zeigt sich ein typisches Nadelöhr des Alltags: Am Donnerstag um halb vier soll der Sohn abgeholt werden. Im einen Kalender steht die Uhrzeit, im anderen eine Besprechung bis vier. Beide Einträge waren da, nur eben an zwei verschiedenen Orten.

Lena und Markus haben nichts Grundsätzliches vergessen. Sie hatten ihre Woche nur an zwei getrennten Stellen geplant. Der Weg zwischen den Terminen tauchte auf keinem der beiden Kalenderblätter auf.

Der fehlende Eintrag ist manchmal ein Weg

Wenn ein Termin beginnt, ist der vorherige Tagesteil nicht immer schon erledigt. Eine Fahrt braucht Zeit. Eine Übergabe auch. Und manchmal muss jemand früher aufbrechen, obwohl der eigene Termin auf dem Bildschirm noch später anfängt.

Ein gemeinsamer Kalender kann das sichtbar machen, wenn die wichtigen Informationen dort wirklich landen. Er weiß aber nicht von selbst, wer zuständig ist. Ein farbiger Eintrag ist noch keine abgesprochene Abholung.

Fünf Minuten vor der Woche

Im Fall von Lena und Markus hätte ein kurzer Abgleich am Sonntag die Überschneidung Tage vorher sichtbar gemacht: Was ist fest? Wer wird gebraucht? Welche Wege hängen daran?

Die Lösung war pragmatisch: Im bereitgestellten Bericht wird die Besprechung um eine halbe Stunde vorverlegt und der Weg zur Kita als eigener Block notiert. Ob dadurch genug Zeit entsteht, hängt auch von der Dauer des Wegs ab. Diese muss im gemeinsamen Plan mitgeprüft werden. Ein Kalender sollte solche Entscheidungen unterstützen und nicht verbergen, dass die Woche bereits voll ist.

Das Werkzeug darf unscheinbar bleiben

Es muss dafür nicht zwangsläufig eine neue App geben. Zwei Kalender nebeneinander und ein kurzes Gespräch reichten für den Anfang. Später übernahmen die beiden das ExpressMagazine-Wochenblatt.

Wichtiger ist eine kleine Vereinbarung darüber, was dort eingetragen wird. Alle privaten Einzelheiten müssen es nicht sein. Die gemeinsamen Abhängigkeiten schon: jemand fehlt, jemand wird gebraucht, ein Weg muss organisiert werden.

Der Donnerstag bei Lena und Markus bleibt ein voller Tag. Er ist aber kein Nadelöhr mehr, das erst um 15:25 Uhr auffällt.

Praxisbeispiel: Familie aus Frankfurt

Die folgende Kalenderskizze veranschaulicht den beschriebenen Donnerstag. Die Abholzeit und die Besprechung stammen aus dem bereitgestellten Bericht. Die Wegblöcke zeigen, welche zusätzliche Information auf dem gemeinsamen Blatt gebraucht wird. Die tatsächliche Dauer muss zum eigenen Weg passen.

Das Blatt kann die Besprechung nicht verschieben. Diese Absprache müssen die Beteiligten führen. Es kann aber zeigen, warum die Verschiebung gebraucht wird. Wenn sie nicht möglich ist, muss eine andere Betreuungslösung gefunden werden. Die freie Fläche auf Papier ist noch keine verfügbare Person.

Eine Frage für den nächsten Donnerstag

Legt eure Kalender nebeneinander und sucht nur nach dem nächsten Termin, bei dem jemand anders gebraucht wird. Wer übernimmt ihn, und wann muss diese Person dafür aufbrechen? Mit diesen beiden Angaben beginnt ein gemeinsamer Plan.